HotelsekretärIn

 

Tourismusausbildung

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HotelsekretärIn Hot

Berufsfelder

(Neue) Aufgabenbereiche des Berufes Das Hotelsekretariat ist die Zentralstelle für die Verwaltung und Führung eines Hotels. Hotelsekretär(e)innen unterstützen die Betriebsleitung bzw. in größeren Hotels die Abteilungsleiter (z.B. Food and Beverage Bereich, Etagenleitung, Empfangsleitung, Einkauf, Personalabteilung usw.) in allen Belangen der kaufmännischen Betriebsführung, Organisation und Verwaltung. Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen und Zimmerreservierungen, führen die Korrespondenz und fertigen Protokolle über Besprechungen an. Schwerpunkte der Tätigkeit von HotelsekretärInnen sind die Zusammenarbeit mit dem Empfang (Rezeption) bei der Zimmerreservierung und vermietung, die gesamte kaufmännische Administration, die Personalverwaltung, die Lagerverwaltung und der Bereich „Marketing und Werbung“. In kleineren Betrieben sind sie im gesamten Verwaltungsbereich tätig, in größeren Betrieben sind sie auf einzelne Aufgaben spezialisiert. In Zusammenarbeit mit der Rezeption bearbeiten Hotelsekretär(e)innen die Zimmerreservierungen und führen die Gästekartei und das Hoteljournal. Im Bereich der Gästebetreuung informieren sie die Gäste über lokale Veranstaltungen, organisieren Theaterkarten und nehmen Wünsche und Beschwerden entgegen, die sie weiterleiten und positiv zu erledigen versuchen. Weiters erledigen Hotelsekretär(e)innen die gesamte Hotelkorrespondenz, z.B. mit Reisebüros und veranstaltern, Lieferanten, Transportunternehmen. Neben den allgemeinen Sekretariatsarbeiten können Hotelsekretär(e)innen je nach betrieblicher Arbeitsorganisation auch mit besonderen Aufgaben (in allen Bereichen der Hotelwirtschaft, wie z.B. Marketing, Einkauf, Lager, Personal u.a.m.) befasst sein.
Anforderungen und erwünschte Qualifikationen aus Praxissicht Berufe in diesem Bereich erfordern ein Höchstmaß an Dienstleistungsorientierung. Notwendig zur erfolgreichen Ausübung des Berufes ist ein extrem hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und sozialer Kompetenz. Dazu gehören Sprachfertigkeit, Offenheit, Freude am Umgang mit Menschen u.ä.m. Kreativität, die Bereitschaft zu extrem unregelmäßigen Arbeitszeiten, Einsatzbereitschaft und ein hohes Maß an Mobilität sind ebenfalls unabdingbare Voraussetzungen. Wichtige weitere berufliche Erfordernisse sind Stressresistenz, Pünktlichkeit und Genauigkeit, ein hohes Maß an Flexibilität sowie die Bereitschaft zu unregelmäßiger Arbeit. Obligatorische Anforderungen sind auch Fremdsprachenkompetenz, Internationalität und Interkulturalität. Weitere Anforderungen betreffen Kenntnisse in allgemeiner EDV und Spezialprogrammen (Bestellung, Lagerverwaltung, Distribution, Logistik).


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Als Ausbildung für Berufe in diesem Bereich kommen vor allem Lehrausbildungen sowie berufsbildende Schulen im Bereich Gastronomie oder Touristik in Betracht. Der Berufseinstieg für Berufe im Bereich von Tourismus, Fremdenverkehr und Gastronomie erfolgt üblicherweise in Assistentenfunktionen. Als Ausbildungsmöglichkeiten steht ein großes Spektrum offen: Fachschulen, berufsbildende höhere Schulen, Kollegs u.a.m. Eine weitere Zugangsmöglichkeit für Berufe in diesem Bereich sind einschlägige Lehrberufe und ausbildungen.
Weiterbildungsmöglichkeiten für Absolventen von Fachschulen bieten Aufbaulehrgänge, Studienberechtigungsprüfungen und Berufsreifeprüfungen. Dadurch erhalten Absolventen die Berechtigung zu Studien an Universitäten und Fachhochschulen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Ablegung von Meisterprüfungen. und selbständiger Berufstätigkeit. Auch der Besuch eines einschlägigen Fachhochschul-Studienganges oder in Verbindung mit einer Studienberechtigung - die Absolvierung eines Universitätsstudiums oder eines einschlägigen Universitätslehrgangs oder Masterstudiums sind mögliche Weiterbildungsmaßnahmen.

 
 


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